Compte rendu de la réunion préparaation AG 2009 le 17-12-08 àTours

Réunion du groupe de préparation de l’AG de Tours 2009 le 17-12-08

1) Proposition d’Ordre du jour AG de Tours 14 et 15 mars 2009

Vendredi 13 mars :

17h00-19h00 : Accueil et répartition des Adhérents et Amis dans leurs gîtes respectifs
18h30 : Apéritif de bienvenue dans la salle de l’Atrium
19h00 : Dîner pour ceux qui ont retenu (heure impérative)
20h30-21h30 : Soirée de contes. Présentation par Lambour Jacques

Samedi 14 mars :

Petit-déjeuner de 7h45 à 8h45

 8h45- 9h : Accueil
 9h00-10h30 : - Mot d’accueil, allocution du Président

• Rapports moral et activité (Vote)
• Rapport financier (Vote)
• Présentation du projet du budget (Vote)

 10h30-10h45 : Pause
 10h45-12h00 : Bulletin interne,Site Internet,Correspondants régionaux
Que souhaitons-nous faire ? comment et par qui ?
 12H15 : Repas (heure impérative)
 14h00-16h30 : « Parlons-en » + débat (Bernard Gerland)
 16h30-16h45 : Pause
 16h45-17h30 : Place des Amis et règles d’admission + Amis honoraires
 17h30-18h00 : AG extraordinaire : modification des statuts
 18h00-18h45 : Renouvellement du CA (précédé de la présentation des candidats) Vote
 19h00 : Dîner (Heure impérative)
 20h30 : Soirée film " Pour en finir avec la guerre de Medhi Lallaoui(Lieu à préciser).

Dimanche 15 mars :

 Petit-déjeuner de 7h45 à 8h45
 9h00-9h30 : Echange : à qui, à quoi, comment, voulons nous consacrer nos ressources ? (Débat de fond)
 9h30-10h30 : Présentation et discussion des projets (Vote)
 10h30-11h00 : Pause et réunion du CA pour élire le bureau et le Président
 11h00-12h15 : Questions diverses et expression des nouveaux Adhérents et Amis
 12h15 : Repas

Est-il possible de prolonger l’AG pendant 1 heure à partir de 13h30 pour les sujets non traités ?

Compte rendu réunion du groupe de préparation de l’AG de Tours 2009

Présents : Alain Henry, Gaston Pineau, Jacques Lambour, Bernard Pointecouteau, Gérard Kihn, Hubert Rouaud.

Excusé : François Bourges

1) Proposition d’Ordre du jour AG de Tours 14 et 15 mars 2009

2) Compte rendu de réunion
 De 9h30 à 17h00.
Bernard Pointecouteau fait une présentation de l’actualité :
81 intentions d’inscription à ce jour.
Répartition :

• Grande Brétèche-24 personnes
• Institut rural et maison familial – 28 personnes = 52 personnes
• Le reste dans les hôtels.

Il est envisagé une centaine de personnes. Il reste quelques places disponibles dans les centres d’accueil. Une liste des hôtels situés à proximité du centre de la Grande Brétèche avec adresses et prix sera établie par Alain Henry pour communication aux participants.

Accueil des adhérents vendredi 13 mars

Jacques Lambour et Gaston Pineau assureront l’accueil des adhérents et Amis vendredi soir 13 mars de 17h30 à 19h00 à la Grande Brétèche, salle de l’Atrium. Il sera remis à tout un chacun après vérification des inscriptions les documents pour le séjour (badge, infos pour les votes etc…) ainsi que le code d’accès par un portillon de l’établissement.
Le fléchage des différents lieux dans l’établissement sera assuré par les services de celui-ci.

Un pot de bienvenue nous réunira à l’Atrium à partir de 18h30. L’Atrium est juxtaposé à l’Auditorium où se déroulera l’AG. Le « pot » sera assuré par Alain, Gaston et Jacques : vin du pays Tourangeau et jus de fruit.
Le plan de la ville et divers autres supports seront mis à la disposition des adhérents et amis dans l’Atrium. Service pris en charge par la responsable de l’établissement.

Bernard Pointecouteau assurera l’accueil des adhérents à l’Institut Rural et à la Maison Familial. Mais au préalable les adhérents devront quand même passer à la Grande Brétèche aux fins d’enregistrement.
Pour les personnes arrivant samedi matin un accueil se fera à l’Atrium à partir de 08h00.

La Sœur responsable de l’établissement nous a assuré que le stationnement sur les trottoirs aux abords de l’établissement était toléré par les autorités. Il existe un parking( souvent plein) à 200m environ et en aval-Rive droite de la Loire. Dans l’intérieur de l’établissement seulement quelques places seront disponibles par l’entrée principale pour les organisateurs. Quelques places seront également disponibles (10 maximum) pour les adhérents arrivant le vendredi soir par une entrée annexe.

Comment arriver à la Grande Brétèche :

Les personnes arrivant en voiture devront localiser elles-mêmes le site. Un plan de la ville fourni par Gaston sera joint aux divers documents envoyés aux adhérents et amis lors de l’inscription, ainsi que les lignes de bus reliant la Gare SNCF, MFR-IR à la Gde BRETECHE.

Convocation

Bernard Pointecouteau se charge avec l’enregistrement des inscriptions, de la préparation des documents de convocation pour l’AG ( courriers, ordre du jour, plans d’accès, infos pratiques ) pour un envoi vers le 15-01-09. Envoi assuré par Victor Personnaz et Marie-François Thierry par voie postale et par Michel Berthemy par e-mail. Il est suggéré que des synthèses des divers rapports moral, activité, financier, présentation du projet de budget ainsi que les demandes d’aide financière pour les projets fassent l’objet d’un second envoi courant février après la réunion de CA du 4-02-09 qui se sera prononcé sur les propositions de projets retenus . Les informations envoyées permettront aux Adhérents et Amis de se faire une opinion avant l’AG et donc de gagner du temps de discussion.

Le 20 février 2009 a été retenu en dernier délai des inscriptions et candidatures au CA.

Médias

Gaston Pineau prend contact avec l’attachée culturelle de la mairie de Tours qu’il connaît bien afin d’obtenir une programmation du film de Medhi Lallaoui dans une salle d’art et d’essai de la ville ou une autre salle dans le but de donner le maximum de publicité à ce film dont ce sera la première sortie, via les médias locaux. Hubert Rouaud est en contact avec Medhi pour ce film. Gaston et Alain Henry contacteront les médias et lanceront les invitations aux autorités et associations de la ville pour assister à cette première. Ce film sera également programmé sur FR3 ultérieurement. Pour assurer la publicité de notre association, il faudra faire venir la presse locale à l’accueil, salle de l’Atrium pour une conférence de presse et remettre notre document de présentation remis à jour.
En cas de défaillance de la projection en ville il faudra utiliser la salle de l’auditorium. Mais en ce cas la convocation des médias est-elle nécessaire ? Nous resterions entre nous, peut être cela vaut il mieux ?

Restauration :

Alain Henry assurera la gestion comptable journalière du nombre de P-Dèj, Déjeuners, Diners, retenus par les participants selon leur diférent lieu d’hébergement, un comptage rigoureux à fournir pour l’intendance de l’établissement.

Sono :

Hubert Rouaud s’occupera de la sono au cours de l’AG et pour l’intervention de Bernard Gerland.
Question : La projection du film de Medhi pourra sans doute se faire dans la salle de l’auditorium s’il s’avère qu’une salle n’est pas disponible en ville ?

Dernière remarque : Il est possible que nous soyons obligés de changer de salle pour la journée de dimanche. En ce cas nous disposerons d’une salle de 80 places à l’étage.

Intervention de B Gerland « Parlons-en »

Certaines exigences de sa part nous amènent à revisiter l’Auditorium pour envisager des solutions possibles. La proposition de Jasques Lambour de prévoir un espace scénique à l’opposé de la tribune de l’AG retient l’avis de la majorité. Cette solution sera soumise au plus vite à Bernard Gerland.

Petite soirée d’accueil.

La projection du film de Medhi LALLOUI ne permet pas de répondre aux deux propositions avancées 1/ Causerie sur Abdelkader (Alain Henry) 2/ Spectacle de comédiens (Jacques Lambour) . Ce dernier nous propose après le diner du vendredi de nous distraire un moment avec quelques contes de Gaston COUTE. (poète-chansonnier beauceron 1880-1911)

Amis honoraires.

Hubert nous a fait remarquer à juste titre qu’il est difficile de demander à des personnes très proches de nous ( ex : Medhi Lallaoui, M^me de Bollardière, André Gazut etc..) une contribution pour être admis parmi les Amis. Il propose la création d’un poste « Amis honoraires » pour ces personnes sans contribution à côté « Des Amis » classiques. Nous souscrivons à cette proposition à présenter au CA de février.

Banderolle AAAACG

B. Pointecouteau présente plusieurs projets de banderolle qui seront soumis au CA de février 09 pour avis et décision.

Table de presse

Au cours de l’AG, il est envisagé la tenue d’une table de presse. A partir d’une liste préalablement établie et d’une sélection d’ouvrages, Gaston Pineau prendra contact avec une librairie locale pour la commande de quelques exemplaires pour la vente. Ceux-ci seront complétés par les publications habituelles de nos adhérents et amis.

La séance est levée à 17h.

Gérard KIHN et Bernard POINTECOUTEAU